FreshBooks für KMU: Rechnungen & Buchhaltung mit KI, 10 Min

Das Video vermittelt in gut neun Minuten einen kompakten Einstieg in FreshBooks für kleinere Unternehmen. Schritt für Schritt werden die zentralen Arbeitsabläufe gezeigt: Zuerst erfolgt das Einrichten des Geschäftsprofils mit Firmendaten, Logo und grundlegenden Angaben wie Adresse und – falls relevant – Mehrwertsteuerinformationen. Danach bietet die Dashboard-Übersicht einen schnellen Einblick in offene Forderungen, kürzlich erstellte Rechnungen sowie Zahlungseingänge.

Im nächsten Teil wird die Kundenverwaltung demonstriert. Neue Kunden lassen sich mit Kontakt- und Rechnungsinformationen anlegen. Kundenspezifische Einstellungen wie Standard-Währung, Steuerbehandlung oder Zahlungsbedingungen können hinterlegt werden, was spätere Abläufe vereinfacht und konsistent macht.

Der Kern des Tutorials liegt in der Rechnungserstellung. Gezeigt wird, wie eine neue Rechnung einem Kunden zugeordnet, mit einem Logo versehen und optisch angepasst wird. Positionen lassen sich mit Bezeichnung, Beschreibung, Menge, Einheitspreis und Steuern erfassen. Für die Fälligkeit stehen Optionen wie „sofort“, „netto 15/30 Tage“ oder ein benutzerdefiniertes Datum zur Verfügung. Zudem wird erklärt, wie Online-Zahlungen aktiviert und das Erscheinungsbild der Rechnung (Layout, Akzentfarben, Angaben) angepasst werden kann. Vor dem Versand empfiehlt das Video eine kurze Überprüfung der Kunden- und Rechnungsparameter, um Fehler zu vermeiden. Der Versand erfolgt per E‑Mail mit einem direkten Zahlungslink; alternativ kann ein PDF exportiert werden.

Zum Abschluss zeigt das Tutorial die Nachverfolgung: FreshBooks markiert den Status von Rechnungen (gesendet, teilweise bezahlt, bezahlt) und ermöglicht das Verbuchen eingehender Zahlungen. Damit behalten Unternehmen den Überblick über ausstehende Beträge und Cashflow.

Wesentliche Erkenntnisse und Methoden aus dem Video sind: standardisierte Stammdaten für Kunden und Geschäft, konsequente Nutzung von Vorlagen für konsistente Rechnungen, klare Fälligkeitsregeln für planbare Liquidität sowie die Aktivierung von Online-Zahlungen zur Beschleunigung von Zahlungseingängen. Durch die zentrale Statusverfolgung und einfache Korrekturmöglichkeiten werden Fehlerquellen reduziert.

Anwendungsbereiche reichen von Dienstleistern und Agenturen über Freischaffende bis zu Handwerks- und Beratungsbetrieben, die regelmässig projekt- oder pauschalbasierte Leistungen abrechnen. Auch für kleine Teams, die eine schlanke, nachvollziehbare Fakturierung mit grundlegender Zahlungsnachverfolgung und optionalen Integrationen (z. B. für Lohnabrechnung) benötigen, bietet der gezeigte Ablauf eine strukturierte Grundlage.