Todoist mit KI: Aufgabenmanagement für Unternehmen in 15 Min

Das Video bietet eine kompakte Einstiegshilfe in Todoist und zeigt in rund sieben Minuten, wie sich Aufgaben in wenigen Schritten strukturiert erfassen und planen lassen. Im Fokus stehen grundlegende Funktionen, die ohne Einarbeitung sofort nutzbar sind. Zuerst wird das Erfassen von Aufgaben mit Quick Add erläutert: Ideen und To-dos werden unmittelbar festgehalten, optional mit Fälligkeitsdatum, Priorität und Labels. Die Nutzung von Tastenkürzeln beschleunigt den Ablauf zusätzlich. Beim Setzen von Fälligkeitsdaten demonstriert das Video auch wiederkehrende Aufgaben, etwa für tägliche oder wöchentliche Routinen.

Für die Ordnung sorgt die Aufteilung in Projekte. Der Beitrag zeigt, wie neue Projekte angelegt, benannt und mit Aufgaben befüllt werden. Innerhalb eines Projekts lassen sich Aufgaben weiter strukturieren und nach Bedarf priorisieren. Labels unterstützen das Filtern nach Kontexten wie „Telefonate“ oder „Unterwegs“. Die Inbox dient als Eingang für neue Aufgaben, die später in passende Projekte verschoben werden. Das Video geht zudem darauf ein, wie sich mehrere Aufgaben rasch hintereinander erfassen lassen.

Bei der täglichen Steuerung stehen die Ansichten Today (heute) und Upcoming (anstehend) im Mittelpunkt: Today bündelt Fälliges für den aktuellen Tag, Upcoming hilft bei der Planung der kommenden Tage und Wochen. Abgeschlossene Aufgaben werden mit einem Klick abgehakt; eine Undo-Funktion erlaubt das schnelle Rückgängig-Machen, falls etwas versehentlich erledigt markiert wurde.

Die zentralen Erkenntnisse: Aufgaben sofort erfassen, um nichts zu vergessen; durch Projekte und Labels klare Zuständigkeiten und Kontexte schaffen; Fälligkeitsdaten und Prioritäten nutzen, um den Fokus des Tages festzulegen; mit Today und Upcoming regelmässig prüfen und vorausschauend planen. Der Ansatz bleibt bewusst schlank und eignet sich als belastbare Basis, bevor komplexere Features ins Spiel kommen.

Für Unternehmen ergeben sich vielfältige Einsatzmöglichkeiten: individuelles Aufgabenmanagement für Wissensarbeitende, strukturierte Nachverfolgung von Meetings und To-dos, einfache Projekt- oder Themen-Boards für kleine Teams, Redaktions- und Veröffentlichungskalender, Onboarding-Checklisten, wiederkehrende Betriebsaufgaben oder die persönliche Vorbereitung auf Sprints und Meilensteine. Todoist kann so als leichtgewichtige, schnell eingeführte Lösung dienen, um Verbindlichkeit und Transparenz im Arbeitsalltag zu erhöhen, ohne bestehende Werkzeuge zu ersetzen.