Zapier für Unternehmen: Erste KI-Automatisierung ohne Code

Das knapp siebenminütige Tutorial stellt Zapier als No-Code-Plattform vor, mit der sich wiederkehrende Aufgaben zwischen Web-Apps automatisieren lassen. Im Fokus stehen typische Business-Tools wie Gmail, Notion, Microsoft Excel und Calendly. Der Beitrag richtet sich an Einsteigerinnen und Einsteiger und zeigt Schritt für Schritt, wie sich erste Automationen – sogenannte Zaps – ohne Programmierkenntnisse einrichten lassen.

Zu Beginn erläutert das Video die Grundprinzipien: Ein Zap besteht aus einem Trigger (Auslöser) und einer oder mehreren Actions (Folgeaktionen). Nach der Kontoerstellung werden Apps mit Zapier verbunden, wofür einmalige Zugriffsrechte erforderlich sind. Anschliessend führt der Beitrag durch die Zapier-Oberfläche: Dashboard, App-Verzeichnis, Zap-Editor mit Trigger- und Action-Konfiguration sowie die integrierten Testfunktionen, um Abläufe vor der Aktivierung zu prüfen.

Als manuelles Beispiel wird ein Zap aufgebaut, der neue E-Mails in Gmail als Trigger nutzt und daraus einen Eintrag in Notion erzeugt. Gezeigt werden dabei die Auswahl der passenden Trigger-Ereignisse, die Autorisierung der Konten und das Mapping einzelner Felder (etwa Betreff, Absender, Inhalt) auf Spalten einer Notion-Datenbank. Das Video betont, dass sauberes Feld-Mapping und Tests entscheidend sind, um verlässliche Ergebnisse zu erhalten.

Im zweiten Teil demonstriert der Beitrag den Einsatz des Zapier AI Copilot. Mit natürlicher Sprache schlägt der Assistent passende App-Kombinationen und Workflow-Schritte vor und erstellt eine erste Zap-Struktur, die anschliessend verfeinert wird. Als Beispiele dienen Automationen, die E-Mail-Inhalte in eine Excel-Tabelle schreiben oder aus einer E-Mail direkt einen Termin in Calendly anlegen. Die KI beschleunigt so die Ideensuche und das Prototyping, ersetzt aber nicht das sorgfältige Prüfen der vorgeschlagenen Feldzuordnungen.

Wesentliche Erkenntnisse: Automationen basieren auf klar definierten Auslösern und Aktionen; App-Verknüpfungen und Berechtigungen sind zentral; Testing vor der Aktivierung verhindert Fehlverarbeitungen; die KI kann den Einstieg erleichtern. Mögliche Einsatzfelder für Unternehmen reichen von Lead-Erfassung (E-Mail zu CRM), Support-Ticketing aus Posteingängen, HR-Onboarding mit standardisierten Aufgabenlisten, Terminplanung und Ressourcenbuchungen bis zu Finance-Workflows wie das Sammeln von Belegen in Tabellen oder das Aktualisieren von Reporting-Dashboards. Insgesamt zeigt das Video praxisnah, wie sich mit Zapier alltägliche Prozesse strukturiert, reproduzierbar und ohne Code automatisieren lassen.